Въобще няма да те караме да „бягаш от час“, а ще ти покажем как да си по-експедитивна и ефективна дори и при най-дългия To Do списък
Часът е 7 и половина вечерта, приятелите ти блажено отпиват от уискито си в любимия ви бар, а ти седиш на бюрото и се тюхкаш, че отново си се забавила с важна задачка. Звучи ли ти познато? А дали не си си виновна сама, защото си се мотала във времето, когато е можело да свършиш работата най-ефективно? Ето как да менажираш по-добре работния си процес така, че в 6 да си напълно готова за коктейли. Правило първо: прочети тази статия в обедната си почивка!
Всяка сутрин свършвай първо най-важната си работа
Нека да познаем – когато отидеш сутрин на работа, първо преглеждаш мейла си, след това проверяваш какво се случва във фейсбук, може би прочиташ едно-две заглавия от новините и тогава, евентуално, започваш работа? Съветваме те да пробваш следното за една седмица – когато стигнеш в офиса, първото нещо, което да направиш, след като включиш компютъра и си сипеш кафе, е да започнеш с най-важното и спешно нещо, което имаш за деня. Обмисли кое е то в края на предния работен ден, за да не губиш време в съзерцание на дългия си списък със задачи, без да знаеш откъде да започнеш. Не само че „ще ти падне камък от сърцето“, когато довършиш работата, но и ще си заредена с енергия и инерция за следващата си задачка.
Подготвяй се за работна среща като за парти
Хубаво ще е, ако можеш и да се забавляваш на работа толкова, колкото на купон, но не това ни е идеята. Имаме предвид, че когато отиваш у приятели, не е толкова важно какво вино ще занесеш, колкото това да пристигнеш навреме и да помогнеш с вечерята с каквото можеш. Когато имаш бизнес среща, не си позволявай да закъсняваш, нито да се появяваш неподготвена.
Говори първа и фокусирай вниманието на събеседниците си върху ефективни решения и действия, а не върху празни приказки. Запази обсъждането на последните новини от сферата за накрая. Когато ти зададеш тон за това да не се губи излишно време, може да разчиташ на същото в замяна.
Внимавай с разсейващите фактори…
…Независимо дали става дума за колегата, който се появява на бюрото ти само да сподели в кой ресторант е вечерял снощи, за телефонно позвъняване по незначителен въпрос или пък за най-добрата ти приятелка, която точно сега е решила да си излее мъката си. Не позволявай на безполезни неща да те разсейват от работата и крайните ти срокове. Нямаш основания да се чувстваш гузна, ако просто изключиш мобилния си, не вдигнеш на майка си (да, дори на нея) и кажеш на колегата: „Извинявай, но довършвам нещо. После ще ти се обадя.“ Всеки, който цени добре и навреме свършената работа и уважава усилията ти, ще разбере за какво става дума.
Бъди организирана
За да избегнеш търсенето на „онзи важен доклад“ в продължение на 20 минути из папките по бюрото, чекмеджетата и дори съседните бюра, оставяй проектите/документите, по които работиш, най-отгоре на бюрото си. Всичко друго прибери в шкафчето или пък подреди на отделна купчина в другия край на бюрото. Така ще знаеш винаги къде да намериш актуалните си задачки. След края на проект не забравяй да разчистиш всички ненужни неща от бюрото си – това ще те спаси от по-късно хартиено цунами, което ще ти загуби поне половин час.
Дай си сметка къде отива загубеното ти време
Ние знаем отговора. Сигурни сме, че и ти го знаеш – интернет. Ясно е, че в съвременния свят е почти невъзможно да си офлайн. Но ако отделяш време да хвърлиш око на всичко – клипче, пратено от приятел, снимките на съученичка във фейсбук, последните новини, актуалния киноафиш, със сигурност ще прекараш времето си толкова ползотворно, колкото, ако се шляеш в мола, без да имаш намерение да купуваш каквото и да било. Електронната ти поща също не заслужава толкова внимание, колкото й отделяш – сигурно едва 1% от мейлите, които получаваш, имат нужда от незабавен отговор. Ако толкова не можеш без това да проверяваш какво се случва на любимия ти сайт, поне си наложи да го чекваш като „награда“ след приключена задачка.
Използвай правилото 80-20
Дай си сметка колко време отделяш да доизкусуряваш вече приключена работа (доклад, презентация), защото все ти се струва, че може и по-добре, или просто не си уверена дали си се справила. Този наглед невинен навик може да се окаже опасен за новите неща, с които трябва да се захванеш. Джули Моргенстърн, автор на книгата „Никога не проверявай мейла си сутрин“ и експерт по „менажиране на времето“, предлага да прилагаш правилото 80-20: според нея едва 20% от задачите ти трябва да са свършени перфектно, за останалите 80% е ОК да са „достатъчно добри“. Разбира се, че никой не те кара да вършиш работата си посредствено, но както самата Моргенстърн казва: „След като спряха да се вманиачават в това нещата да са перфектни, много от клиентите ми си дадоха сметка, че това, което за тях е добро, за шефовете им е перфектно.“
Предвиди да си тръгнеш по-рано
Ако постоянно оставаш да доработваш, наложи си да си тръгнеш 30 минути по-рано, отколкото обикновено. Когато си си поставила краен срок, е по-малко вероятно да си губиш времето в безполезни дейности. Ако въпреки това нещо те гризе, че минаваш през вратата по-рано от обичайното, уговори си среща с приятел, която ще те принуди, искаш – не искаш, да си събереш нещата и да напуснеш офиса.
Първо правило за тръгване от работа навреме
ОТИДИ НАВРЕМЕ. Когато закъснееш, вече си предизвикала ефекта на доминото, който ще те кара да изоставаш с абсолютно всичко, което те чака зa деня.
НЕ СЕ ПОДДАВАЙ И НА ДРУГ БОЙКОТИРАЩ РЕШЕНИЕТО ТИ СИНДРОМ – Да свършиш само още нещо малко преди да тръгнеш. Така може да останеш в офиса още 2 часа. Планирай го като първата си задача за утре сутрин.
Внимавай в часовника – оставането в извънработно време е свързано с 60% по-висок риск от сърдечно съдови заболявания.
Искаш повишение? Как да го получиш!
Ако харесвате нашия сайт, харесайте страницата ни във Facebook и станете наш приятел, за да получавате винаги нова и актуална информация и статии.
Add comment