Имейлите са изключително важни за служебната комуникация. По правило обаче често са зле написани. Затова, като постоянно изпращате кратки, добре написани електронни съобщения, ще изпъкнете сред останалите.
Внимателно четете по-долу:
Не пропускайте полето „Относно“
Опитайте се да бъдете по-конкретни. Вместо да напишете само „Проектът X“, напишете „Проектът X – нов краен срок за 2-а фаза“. С това имейлът ви вече е по-интересен от останалите.
Не разводнявайте
Ще раздразните хората, ако ги накарате да прочетат три параграфа, преди да стигнат до същината на въпроса. Ако искате да израснете в компанията, заявете каква е целта на имейла ви в първите едно-две изречения и след това дайте подробностите.
По-нататъшни действия
Завършете имейла с предложение или молба за следващо действие. Например „Ще ви се обадя да го обсъдим в понеделник в 10 ч.“. Или „Кога може да стане?“. В противен случай нищо няма да се случи.
Човечност
Хора, които никога не биха се държали студено и остро при личен контакт, често са такива в имейлите си. Бизнес поведението не означава да се държите безлично. Опитайте се да не забравяте, че получателят също е човек.
Проверете имейла си за грешки
Дори само една правописна или граматическа грешка може да ви представи в лоша светлина – например да изглеждате невнимателни или неуважаващи получателя. Изпращането на „чисти“ и „спретнати“ имейли ще ви отличи от останалите.
Проверете адреса
Трябва винаги да сте сигурни, че изпращате имейла на правилния човек. Толкова е лесно да натиснете бутона „Изпрати и след това да установите, че писмото е тръгнало точно към този, който не искате да го чете. Внимавайте особено много Със съдържанието. Никога не знаете дали някой, без да иска, няма да препрати имейла ви.
Дръжте се прилично
Избягвайте деликатни теми като секс, раса, религия и увреждания. Освен че не са подходящи теми за имейл, особено на работа, можете сериозно да загазите с тях. Дори да не смятате, че сте причинили някому зло, другите може да мислят другояче. Накрая е възможно да заведат дело за дискриминация срещу вас.
Спрете да копирате всички
Така само ядосвате хората, които не са директно свързани с проекта.
Обадете се по телефона
Ако ви трябват повече от 5 минути, за да напишете имейла, по-добре се обадете по телефона. По-лесно е да обясните нещата по телефона, като винаги след това можете да изпратите кратък мейл, за да потвърдите подробностите от разговора. В някои случаи ще е по-добре, ако се направи среща лице в лице.
Leave a reply