Има си много предимства да напишеш мейл, вместо да се срещаш очи в очи с всякакви елементи от офиса. А и така е редно, за да се документира всичко и да няма после „не знам, не чух, не разбрах“. Затова не може никой да те обвини, че го използваш като основна форма на комуникация. Но с безспорната ефективност на тази комуникация, идват и подводните течения.
Как се пише мейл
Понякога забравяме факта, че всичко, което изпращаме, може и ще бъде препрочитано, препращано, принтирано, както и показвано на други хора във всеки един момент. Мейлите не са нещо, което минава и заминава, и ако кажеш нещо грешно – особено в неподходящ момент – може да ти се отрази негативно. Има пет момента, в които трябва да вдигнеш ръце от клавиатурата.
„Ти си такъв задник!“
Да пишеш мейл със свити юмруци и скърцащи зъби, гневно потропвайки с крак под бюрото, не е добра идея. Гневът увеличава производството на хормоните на стреса, което намалява способността ни да комуникираме гладко. Спомни си как се излагат аргументите лице в лице? Бързо и спокойно поне в 99% от случаите. Когато гледаш някого в очите, си по-малко склонна да му хвърляш обиди в лицето. Влизайки в дигиталния свят на комуникацията, придобиваме смелост да кажем неща, които на глас никога не бихме изрекли.
Потисни емоцията да напишеш бърз имейл – далеч по-трудно ще ти е да потушиш конфликт, когато си натиснала „send“. Не можеш да върнеш написаното назад (ще си стои в киберпространството с години) и ще подпалиш разправия, за което ще съжаляваш. Преди да се усетиш, истинската причина за драмата ще е забравена покрай кръстосания огън и решението ще се отдалечава все повече и повече. Ако не можете да се срещнете очи в очи, вдигни телефона и кажи какво те притеснява. Хората са по-склонни да отговарят със симпатия, когато чуят нечий глас.
„Не го правиш както трябва“
Критикуването и изразяването на неодобрение в мейл не е препоръчително.
Зад монитора придобиваме нереално самочувствие и усещане, че можем да кажем каквото мислим, което иначе не можем да направим на живо. Да, примамливо е да кажем на някого, че бърка, но всъщност има много начини да се направи, а мейлът просто не е сред тях.
Като за начало, получателят на мейла може да препрочита написаното от теб и да се почувства обиден или засрамен от прочетеното. Ще задълбае във всяко изречение и дума по дума ще го разнищва, струвайки му се, че всеки препинателен знак носи скрито послание (всички го правим, ужасно е). Възможно е всичко да се разбере по различен начин, не както е мислено и да се усети като лична атака.
Честността е важна част от всяка връзка, затова буквално казвай истината в очите на хората. Така ще си сигурна, че критиката ти е чута и разбрана положително. Ако говориш учтиво и се държиш добронамерено, без да изразяваш гняв и превъзходство, отсрещната страна няма да заеме отбранителна позиция. А и ще даде възможност да се повдигнат други въпроси, които да дискутирате. Защото никой не е перфектен.
„Няма да успея тази вечер“
Ако трябва да отмениш планове за вечеря, среща, ангажимент, обаждането по телефона е малък жест на внимание, който показва, че истински те е грижа и уважаваш хората срещу теб. Писането на мейл, в който казваш, че няма да можеш, а и обясняваш причините, може да се изтълкува като лъжа. Вдигни телефона. Сериозно.
„Съжалявам“
Ще се случва да бъркаш. Често. Няма как да си безгрешна. Но не се самозакопавай допълнително с извинения, пратени по мейл. Това е страхливо поведение. Никой не обича да чете сложни обяснения в мейли за трудни ситуации. И пак – направи го лично. Казвайки очи в очи, че съжаляваш, показва искреност и човечност, която липсва в електронната кореспонденция. Ако целиш да те извинят за грешка, по-вероятно е да стане при разговор с човека.
„Искам спешно да ми отговориш“
Нищо не действа по-ефективно от вдигането на телефона, когато искаш нещо на момента. По-трудно се игнорира молба по телефона, отколкото по мейла, в който пристигат десетки или стотици писма. Дори и твоето да е отворено, може лесно да бъде забравено или отложено за по-късно. По телефона е и по-трудно да не се отговори на въпрос (без значение колко е труден) – ще получиш незабавен отговор, дори и да не е този, на който се надяваш.
Какво да не пишеш в работен мейл. А и да не казваш на глас.
Забрави за тези фрази, ако искаш да имаш авторитет в работата.
„ИЗВИНЯВАЙ, НО ИСКАМ…“ Спри да се извиняваш, че искаш от хората да свършат нещо, особено когато е част от задълженията им.
„АКО МОЖЕ…“ Това показва колебание и неглижира усилията, които очакваш от някого да вложи. Смени го с „моля“.
„МОЖЕ ДА Е ГЛУПАВ ВЪПРОС, НО…“ Няма глупави въпроси. Просто питай.
„АЗ МИСЛЯ…“ Показва, че не си сигурна в идеята, която излагаш. Бъди уверена.
„МОЖЕ И ДА БЪРКАМ…“ Не омаловажавай значението на това. което казваш.
„ТОВА ИМА ЛИ СМИСЪЛ?“ Не поставяй под съмнение нещата, които мислиш, че са логични.
„НЕ МОГА ДА Я ПОНАСЯМ“ Никога недей да злословиш по адрес на колега в мейл.
„$“ Заплатата трябва винаги да се обсъжда лично.
„ТЪРСЯ СИ ДРУГА РАБОТА“ Има ли нужда от обяснение?
„ТОЙ Е ТОЛКОВА СЕКСИ“ В най-лошия случай? Сексито ще види мейла ти. Дръж се професионално.
АПИ СЛИМ – Хапче регулира апетита и желанието за сладко!
Leave a reply